În cadrul instanțelor judecătorești și al parchetelor de pe lângă acestea, alături de magistrați funcţionează personalul auxiliar de specialitate şi conex, personalul contractual şi funcţionarii publici.

Toate instanţele judecătorești au câte o grefă, o registratură, o arhivă, o bibliotecă şi un birou de informare şi relaţii publice.

Grefa, registratura şi arhiva efectuează operaţiuni privind primirea, înregistrarea şi expedierea corespondenţei, îndosarierea actelor, păstrarea registrelor, precum şi alte lucrări cu caracter auxiliar, necesare bunei desfăşurări a activităţii instanţelor

În înfăptuirea actului de justiţie, un rol important îl are activitatea desfăşurată de personalul auxiliar de specialitate şi conex din cadrul instanţelor judecătoreşti.

Munca grefierilor constituie un real sprijin pentru magistraţi, competenţa şi îndeplinirea corectă a sarcinilor care le revin jucând un rol important în buna desfăşurare a întregii activităţi a instanţelor judecătoreşti.

Imaginea justiţiei, în general, şi a instanţelor, respectiv parchetelor, în special, depinde şi de atitudinea personalului auxiliar de specialitate şi conex, de modul în care interacţionează cu justiţiabilii, precum şi de felul în care acesta îşi îndeplineşte sarcinile ce îi revin.

Realizarea eficientă a actului de justiţie presupune existenţa unor magistraţi bine pregătiţi, dar şi a unui personal auxiliar de specialitate şi conex competent, cu un nivel ridicat de cunoştinţe profesionale.

În conformitate cu dispoziţiile Legii nr. 567/2004, privind statutul personalului auxiliar de specialitate al instanţelor judecătoreşti şi al parchetelor de pe lângă acestea „în înfăptuirea actului de justiţie, munca personalului auxiliar de specialitate constituie un sprijin pentru judecători şi procurori, competenţa acestei categorii de personal şi îndeplinirea corectă a sarcinilor care le revin jucând un rol important în buna desfăşurare a întregii activităţi a instanţelor judecătoreşti şi a parchetelor de pe lângă acestea.

Personalul auxiliar de specialitate funcţionează în cadrul compartimentelor auxiliare ale instanţelor judecătoreşti şi parchetelor de pe lângă acestea, organizate potrivit art. 116 – 118 din Legea nr. 304/2004 privind organizarea judiciară, republicată, cu modificările ulterioare.

Personalul auxiliar de specialitate al instanţelor judecătoreşti şi al parchetelor de pe lângă acestea este format din grefieri, grefieri statisticieni, grefieri documentarişti, grefieri arhivari, grefieri registratori şi specialişti IT.

Corpul grefierilor este alcătuit din grefieri cu studii superioare şi grefieri cu studii medii.

Sunt conexe personalului auxiliar de specialitate al instanţelor judecătoreşti şi al parchetelor de pe lângă acestea funcţiile de agent procedural, aprod şi şofer.

Personalul auxiliar de specialitate al instanţelor judecătoreşti şi al parchetelor de pe lângă acestea este obligat ca, prin întreaga sa activitate, să respecte drepturile şi libertăţile persoanelor, precum şi egalitatea lor în faţa legii şi să asigure un tratament juridic nediscriminatoriu tuturor participanţilor la procedurile judiciare, indiferent de calitatea acestora, să respecte normele deontologice ale profesiei şi să participe la formarea profesională continuă”.

De asemenea, Codul deontologic al personalului auxiliar de specialitate din cadrul instanţelor judecătoreşti şi al parchetelor de pe lângă acestea recunoaşte rolul important al acestei categorii de personal.

Astfel, „Conduita etică a personalului auxiliar de specialitate al instanţelor judecătoreşti şi al parchetelor de pe lângă acestea este esenţială pentru calitatea justiţiei din România, pentru transparenţa, imparţialitatea şi independenţa actului de justiţie.

Prin întreaga sa conduită, personalul auxiliar de specialitate al instanţelor şi parchetelor trebuie să contribuie la respectarea supremaţiei legii, la asigurarea transparenţei şi a încrederii cetăţeanului în autoritatea judecătorească.

Personalul auxiliar de specialitate are obligaţia de a contribui la apărarea prestigiului justiţiei”.

Grefierul român întocmeşte numeroase acte procedurale, contribuind în mod semnificativ la soluţionarea cu celeritate a cauzelor aflate pe rolul instanţelor judecătoreşti, dar este şi persoana cu care publicul vine în contact direct, aspect relevant pentru crearea imaginii justiţiei.

În contextul înfăptuirii reformei justiţiei în România, în condiţiile schimbărilor care se manifestă tot mai pregnant pe plan european în acest domeniu, creşterea rolului grefierilor în cadrul activităţii instanţelor judecătoreşti a devenit o necesitate şi o soluţie pentru îmbunătăţirea calităţii actului judiciar şi evitarea supraîncărcării activităţii judecătorilor. Astfel, se resimte nevoia creării unui statut al grefierului, prin care să fie reglementate toate aspectele care ţin de exercitarea acestei profesii.

În prezent, profesia de grefier este reglementată prin Legea nr. 567/2004 privind Statutul personalului auxiliar din cadrul instanţelor judecătoreşti şi al parchetelor de pe lângă acestea, cu modificările ulterioare şi Legea nr. 304/2004 privind Organizarea judiciară, ale căror dispoziţii au fost detaliate prin regulamentele de funcţionare ale instanţelor judecătoreşti şi parchetelor de pe lângă acestea.

Evoluţia profesiei de grefier în România urmăreşte crearea unui statut adecvat al grefierului, după modelul european, precum şi sporirea competenţelor care îi vor reveni prin preluarea unor sarcini, în special administrative, care în prezent sunt în competenţa magistraţilor.

În acest sens, prin Ordinul Ministrului Justiţiei nr. 1807/C/12.07.2010 s-a constituit un grup de lucru la nivel naţional pentru modificarea Statutului acestei categorii de personal, potrivit modelului european. Plecându-se de la o simplă modificare a denumirii, din „personal auxiliar de specialitate” în „personal de specialitate juridică”, rolul acestei categorii de personal în înfăptuirea actului de justiţie este recunoscut prin înfiinţarea unei noi funcţii, de grefier judiciar, menită să preia o serie de atribuţii administrative de la magistraţi, în încercarea de degrevare a acestora, culminând cu înfiinţarea Ordinului Grefierilor din România sau a unei Direcţii de Specialitate în cadrul Ministerului Justiţiei, care să gestioneze cariera profesională a personalului de specialitate juridică.